“Wie schreibt man eigentlich eine professionelle Telefonnotiz?”, werde ich von Teilnehmern an meinen Telefontrainings immer wieder gefragt. Manche Teilnehmer haben sich wohl noch niemals zuvor über dieses Thema Gedanken gemacht hat. Wie ich in einem anderen Beitrag ausführte, liegen neben manchen Telefonen noch nicht einmal Papier und Stift bereit. Von einem Formular für Telefonnotizen ganz zu schweigen.
Sie haben im Grunde zwei Möglichkeiten: Entweder Sie prägen sich eine bestimmte Reihenfolge, in der Sie Notizen am Telefon aufnehmen, fest ein: Name des Anrufers, Telefonnummer für den Rückruf, Ort, Datum und Uhrzeit des Gesprächs und Grund des Anrufes. Soll jemand zurückrufen oder muss jemand informiert werden? Bitte notieren! Sind weitere Aufgaben durch Sie oder eine andere Person in diesem Zusammenhang zu erledigen? Aufschreiben nicht vergessen! Da kommt schnell einiges zusammen – am besten entscheiden Sie sich daher für die zweite Möglichkeit und nutzen einen Vordruck für Ihre professionellen Notizen am Telefon.
Einen solchen Vordruck können Sie selbst erstellen und beliebig oft kopieren. Oder Sie lassen ihn anfertigen. Achten Sie darauf, dass er ausreichend Platz für die benötigten Informationen enthält. Die Gestaltung sollte sehr einfach und übersichtlich sein, damit Sie auf einen Blick erkennen, ob Sie alle wesentlichen Informationen notiert haben. Dennoch können Sie das Formular gern ein wenig schmücken. Beispielsweise indem Sie verschiedene Bereiche farblich gegeneinander absetzen. Oder indem Sie den Rand mit fröhlichen Motiven verzieren. Auch kurze Sinnsprüche oder Motivationssätze können Sie aufdrucken – nur achten Sie darauf, dass diese Verschönerungen nicht überhandnehmen, damit Ihr Formular Sie nicht ablenkt! Die Gestaltung Ihres Vordrucks für Telefonnotizen ist dazu angetan, Ihnen ein Lächeln auf die Lippen zu zaubern. Mehr wäre zu viel.
Und dann gibt es da natürlich noch eine dritte Möglichkeit. Sie laden sich Ihr Formular für professionelle Gesprächsnotizen einfach auf den PC. Und zwar genau hier: Telefonnotiz_Vorlage
Viel Erfolg wünsche ich Ihnen
Ihre
Simone Herzberg
Telefontraining aus Leidenschaft
